Kijken of een evenement gewerkt heeft voor je bedrijf? Zet slimme apps in om dit te meten. Want meten is weten!

Evenement apps zijn de volgende stap in de professionalisering van je evenement. Voordat apps ingezet werden, werkte ik handmatig met Excel-lijsten, naambadges en mail systemen als mailchimp. Back to basic!

 

Een eventapp zorgt ervoor dat je meer tijd bespaart, dat van begin tot eind je evenement professionaliteit uitstraalt, en de verzamelde data belangrijke inzichten en uitkomsten geeft waar je opdrachtgever verder mee aan de slag kan, bijvoorbeeld het ROI resultaat.

Wat geweldig werkt is het gemak waarop je follow-ups en evaluaties verstuurt na je event. Een belangrijk onderdeel van het inzetten van een eventapp is de interactie die bezoekers onderling met elkaar kunnen hebben, wat de betrokkenheid vóór, tijdens en na het evenement verhoogd.

 

Gelukkig worden er steeds meer event apps ontwikkeld en ingezet.De ontwikkeling in deze markt is niet bij te houden, omdat het gebruik steeds gemakkelijker gemaakt wordt en de vraag om deze apps steeds groter wordt.

Omdat er verschillende evenementen apps op de markt zijn die ingezet kunnen worden, uiteraard afhankelijk van het soort evenement, het gaat erom dat je de gewenste informatie boven water krijgt.

Hier zijn een 3-tal uitgelichte event apps, bekend in de eventbranche.

 

De Registratiebalie, zorgt voor een professionele event website, registratie en uitnodigingstraject voorafgaand aan het evenement, met een evaluatie achteraf. Maar meer mogelijkheden zijn op maat te maken.

Momice, op dit moment de meest gebruikte app, zorgt voor mailings, registratie, website, ticketting en enquêtes

Appendee voor event apps. Er wordt een eigen website voor het evenement gebouwd, waar de bezoekers alle ins en outs kunnen lezen.Registratie, event communicatie, attendee engagement verhogen, gegevens verzameling en inzichten genereren. Zoals gezegd is de informatie uitgelicht. Uiteraard vindt je veel meer inhoudelijke informatie op de websites.

Duurzaamheid: Wat kunnen we er eigenlijk mee?

Heb jij dat ook? Dat het woord duurzaam soms zo lekker in het gehoor kan klinken.

 

Hoewel ik de laatste tijd merk dat dit woord, “duurzaam”, vaak te pas en te onpas gebruikt wordt, is het wel een woord met een betekenis. Een woord dat een niet mis te herkennen lading geeft aan wat je ermee wilt zeggen. Bijvoorbeeld, een duurzaam huis, een duurzaam gebrouwen biertje, een duurzaam geproduceerd product, een duurzame auto en ga zo maar door.

 

Ook in de event branche heeft dit woord zich gesetteld. Duurzame evenementen, duurzame cateraar, duurzame maaltijden, duurzame verlichting en meer van dit. Ik geef ook mijn eigen draai aan dit woord. Mijn stokpaardje is het hebben van een duurzame relatie. En de laatste jaren heb ik gemerkt dat een duurzame relatie hèèèèèl veel betekenissen kan hebben. Mijn vertaling voor duurzaam is langdurig, innig, veel omvattend, met aandacht, met liefde en passie, en in de meeste gevallen vaak oneindig.

 

Een aantal jaren geleden heb ik tijdens een ondernemers netwerkochtend, zo’n duurzame kennismaking gehad. Een contact die mijn visie op het ondernemen een beetje gevormd heeft. Een bevestiging dat dichtbij jezelf blijven, het meest duurzaamste gevoel is dat je kunt hebben als ondernemer, en in het bijzonder voor mij als evenementen bedenker en uitvoerder. En dit gevoel pas ik toe in de zakelijke evenementen die ik mag organiseren. En dankbaar mag zijn over de duurzame relatie die dan ontstaat. Datgene te mogen doen, dat veel omvattend kan zijn voor een bedrijf en haar medewerkers. Met aandacht, liefde en passie is uitgevoerd, zodat er op een duurzame en langdurige manier van de vruchten genoten kan worden. Wel eens gehoord van een duurzame APK om de sociale samenhang binnen je bedrijf in de gaten te houden?

 

Hieraan denkend komt er een langdurig en dus duurzame glimlach op mijn gezicht.

 

Fijn…..!

 

10 goede gewoontes van eventplanners!

  • Ze bewegen
  • Ze slapen voldoende en zijn vroeg wakker
  • Ze plannen en werken in blokken
  • Ze zijn gek op deadlines en respecteren ze
  • Ze multitasken nooit
  • Ze werken bewust en gemotiveerd
  • Ze zijn niet bang om “nee” te zeggen
  • Ze maken veel vrienden en hebben veel contacten
  • Ze hanteren een positieve en constructieve woordenschat
  • Ze zijn dankbaar en koesteren de kleine dingen

 

(bron: Eventplanner.be/nl, fotocredits: huren.nl)

 

In mijn blog wil ik hier graag mijn persoonlijke noot aan toevoegen.

  • De gemiddelde tijdsduur van een event is 15 uur (opbouw, briefing, coördinatie en afbouw). Als eventplanner zijn deze uren voor mij standaard. Plus de uren van sporten om fit te blijven, hahaha! Maar dit hoort bij het vak en de adrenaline die je krijgt van mensen die het naar hun zin hebben is erg lekker!
  • Het kan! Maar heb je tegen een deadline aangezeten, dat wil je nogal eens een onrustige nacht hebben. Ik ben net een mens ??
  • Een slechte planning is als een stuurloze helikopter! Werken in blokken (volgens mijn stappenplan) geeft overzicht!
  • Het werken met deadlines hoort bij mijn werk. Het houdt me scherp en is voor mij de uitdaging om alles uit de kast te halen. Met een voldaan gevoel duim omhoog!
  • Multitasken achter de computer is mogelijk. Multitasken op een locatie is werken als een kip zonder kop! Is mijn overtuiging.
  • Als gemotiveerde eventplanner werk ik altijd bewust en doelgericht!
  • Het is soms moeilijk om NEE te verkopen, maar oh zo belangrijk om dit te doen, wil je succes hebben met je opdracht!
  • Ik vind het erg fijn om contacten en verbindingen te leggen met en tussen mensen en ondernemers. Duurzame relaties werken heel prettig door de goede verstandhouding die je in de loop der jaren met elkaar opbouwt.
  • Ja, het glas is altijd halfvol, en de regen is altijd een buitje voor de stof, en er komen altijd meer bezoekers dan je verwacht, en als je de kachel aansteekt wordt het warmer, en……….!
  • Niets geeft meer voldoening, dan een klant tevreden te zien stralen na 15 uur in je benen te hebben!

 

Het zijn de kleine dingen (details) die het doen, toch……?


Liefs, Hanna

Evenement organiseren? 10 tops!

In deze tijd van het jaar, overwegen bedrijven hoe ze hun personeelsdag moeten invullen. Er komen dan veel vragen naar boven over bijvoorbeeld, of er een thema aan de dag verbonden moet worden, waar het te organiseren en hoe een succes ervan te maken dat iedereen een leuke dag heeft en met plezier naar terugkijkt.
Het begint natuurlijk met het rondvragen waar behoefte aan is en of er voldoende budget is om te voldoen aan de vraag van de collega’s. Kortom er zijn best wel veel zaken waar je rekening mee moet houden, wil je een succes maken van jullie jaarlijkse personeelsuitje.

Ben je betrokken bij het organiseren van de personeelsdag voor het bedrijf? Vindt dan hier 10 handige tips die je op weg helpen om jullie personeelsdag te laten slagen!

  • Kies een collega met wie je goed kunt samenwerken en sparren om jezelf te ontlasten, maar ook omdat het gewoon fijner is om iets samen op te pakken.
  • Kies eventueel een thema en maak het inhoudelijk, vermakelijk, actueel, en passend bij je collega’s.
  • Zoek een locatie waar je goed uit de voeten kan met het aantal collega’s, maar kijk ook naar de mogelijkheden bij het bedrijf zelf.
  • Maak samen een overzichtelijke stappenplan en verdeel de taken.
  • Bepaal de datum van je personeelsuitje minimaal 3 maanden van tevoren en stuur eventueel een “save the date” bericht.
  • Maak je communicatie pakkend, prikkelend en uitnodigend, door bijvoorbeeld “teasers”, te gebruiken. Berichtje op het prikbord in het restaurant bijvoorbeeld.
  • Creëer een sfeer en zorg dat je collega’s verrast worden door kleine dingen, die ze niet verwachten.
  • Zorg minimaal 6 weken van tevoren dat je uitnodigingen (per mail) de deur uitgaan. Je “safe the date” bericht heeft er immers voor gezorgd dat de datum gereserveerd is. De uitnodiging is de definitieve bevestiging en zorgt voor minder afzeggingen, vooral als je deze persoonlijk maakt.
  • Maak voor de dag een uitgebreide draaiboek, maar gebruik je draaiboek als rode draad en wees creatief in je uitvoering. Jij mag ook genieten van deze dag!
  • Ontvang je gasten op een ontspannen manier, laat ze zich welkom voelen en bouw de spanning een beetje op. Herkenbaarheid is ook belangrijk, door een gadget (pet, t-shirt) uit te delen. Herkenbaarheid verbind mensen.
  • Als je gaat samenwerken met een toeleverancier(s), bijvoorbeeld een cateraar, een locatie of een evenementenbureau dat voor de uitvoering zorgt, maak dan de keuze voor vakmensen die hun vak verstaan en professioneel zijn in de uitvoering. Dit geeft veel rust en overzicht en ze zijn je “partners in “crime”. Een thema voor je personeelsdag maakt het organisatorisch gemakkelijk voor jezelf om overzicht te houden en creatief te zijn in het bedenken en uitvoeren. Overleg met je partner in crime helpt, want zij kennen de klappen van de zweep!



Heel veel succes en plezier!

Feestje of evenement...? Kostenpost of investering!

Iedereen kan een feestje organiseren, maar hoe dan als het niet meer gaat over een feestje, maar een evenement!

We kunnen heel snel schakelen als we een feest willen organiseren. Met een paar vrienden(dinnen) of collega’s heb je snel een locatie bepaalt en ga je inkopen doen om een gezellige avond en of dag te hebben. Hapjes en alcoholische drankjes, muziek op de achtergrond en voila!
Het wordt anders als je overweegt om, laten we in de feestjes sfeer blijven, een bedrijfsfeest met een bepaalde doelstelling, wilt of gaat organiseren. Bijvoorbeeld omdat je bedrijf zoveel jaar bestaat, of omdat je een fantastisch product of concept wilt lanceren, of dat je als eigenaar wil laten merken dat je trots op én blij bent met je personeel. Maar ook omdat dat je het tijd vind om iets te (laten) organiseren wat niet direct werk gerelateerd is, maar wel bepalend voor de onderlinge sfeer op de afdeling of werkvloer.

Persoonlijk vind ik dat dit veel te weinig wordt gedaan! Klagen en mopperen gebeurd aan de lopende band, maar samen belangrijke mijlpalen vieren, is vaak nog een “dingetje”.
Als je iets met elkaar viert, omdat je na jaren zwoegen en ploeteren een gezamenlijk doel bereikt hebt, geeft heel veel lucht en maakt de band tussen management en personeel hechter. Het resultaat is dat er een positieve sfeer ontstaat, mensen weer gemotiveerd raken, en minder redenen hebben om zich ziek te melden en niet onbelangrijk, behoudt van kennis en vaardigheden voor je bedrijf.

Zakelijke feesten en bedrijfsevenementen met inhoud, die beklijven voor de langere termijn, dat is wat het doel moet zijn van zakelijke en bedrijfs evenementen. “Feesten” die passen in het DNA van een bedrijf en waar je als manager blij! van wordt.
Op een andere manier kijken naar het nut van een bedrijfsfeest, kijken naar de ontwikkelingen binnen de veranderende samenstellingen van teams, kunnen redenen zijn om hier met een ander bril naar te kijken. “Return of investment” is de manier zoals u ernaar zou moeten kijken!

Hoe dit aan te pakken? Ik maak graag tijd vrij om met u te sparren!

Het maken van een concept ontwerp voor een evenement begint met overzicht!

Het lijkt alweer maanden geleden, maar 12 december van het vorig jaar, heb ik een Kerst evenement georganiseerd in een dorpje Arkel, onder de rook van Gorinchem.

Het is leuk en elke keer weer een uitdaging, om met een groepje ondernemers en initiatiefnemers om de tafel te gaan zitten en het meest fantastische beeld van het evenement, visualiseren. Want daar begint het mee! Met een plan van aanpak en een begroting, ben ik aan de slag gegaan. Al snel bleek dat het best ambitieuze plannen waren, maar dat is het altijd aan het begin van ieder event. Het voordeel is dat aan alles geschaafd en geslepen kan worden tot het uiteindelijke eindresultaat. Een kleinschalig, met leuke en enthousiaste ondernemers, die koude en wind trotseerden om hun producten aan de man te brengen. Waar de sfeer goed was, de laatste Kerstinkopen gedaan konden worden. Helaas hebben we vroeger moeten afbreken vanwege een opkomende storm. Ach, het leven van een evenementen organisator gaat weleens met de wind mee!

Yeah.........! Kerstpakketten!

Jeetje....., 2018 behoort bijna weer tot het verleden, pffffff. Maar gelukkig hebben we nog een paar weken de tijd om aan het idee te wennen om ons mentaal voor te bereiden op een nieuw jaar.
Dezelfde gedachte speelt ook in ondernemersland. En ik zou geen bevlogen evenementen planner zijn, dat ik ontzettend nieuwsgierig ben hoe bedrijven invulling gaan geven aan hun Kerst, en of, eindejaarsfeest. Oeeeh, wát zou ik graag stiekem van achter het gordijn willen binnen gluren!
Als het een goed is, zijn de Kerstpakketten al in september besteld en zullen ze in de week voor de Kerstdagen, bezorgd worden. Overigens, best wel een verantwoordelijke klus om zo’n pakket samen te moeten stellen, want je probeert toch iedereen tevreden te stellen, nietwaar?
Meestal is de vrijdag voor Kerst dé uitgelezen dag om uit te delen. Wat ik al een aantal jaren heb mogen meemaken als werknemer, is dat er een memo naar alle afdelingen gestuurd wordt dat rond het middaguur iedereen aanwezig moet zijn in de bedrijfskantine.
De directeur spreekt hier zijn/haar waardering uit over hoe het afgelopen jaar gepresteerd is, er wordt geproost en dan worden de pakketten uitgedeeld.

Uit ervaring weet ik dat ieder jaar de invulling (bijna) hetzelfde is! Voeg dus meer waarde toe aan je kerstpakket, en deze deel ik graag met je, en het is zo simpel als wat!

  • Maak een selectie van medewerkers die:
    - ziekte hebben doorgemaakt en weer aan het werk zijn
    - een bijzondere inspanning hebben geleverd op de werkvloer
    - persoonlijk verlies hebben meegemaakt privé
  • Maak de inhoud van dit pakket persoonlijk.
  • Pak het in, in goudkleurig papier (of opvallend afwijkend van de standaard)
  • Zet het betreffend personeelslid in het licht met een persoonlijk woord van dank of een hart onder de riem.
  • Geef het moment van uitreiking iets speciaals.



Het wegpoetsen van het stoffige imago van een Kerstpakket wordt zo een bijzonder moment voor je collega.
Wedden dat er elk jaar uitgekeken wordt naar het Kerstpakketten moment, omdat iedereen wil weten wie er nu in het zonnetje gezet gaat worden!

Fijne feestdagen en liefs, Hanna

logo
logo
Hanna Neem vandaag nog contact op voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek over een volgend evenement of verandertraject!
Hanna Events zorgt voor een ongeƫvenaard eventconcept, gebouwd op persoonlijke kernwaarden en eigen bedrijfsidentiteit.
Evenementen speciaal voor de zakelijke markt.

Wilt u meer informatie of een afspraak met mij maken?
Ik sta u graag te woord!

telefoon / app:
bedrijfsnrs: KvK: 11070100
BTW: 1123.59.504.B02.3270
bank: NL25 INGB 0006 1025 19
©2019 Elementary Design